POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES COMUNIDAD RODAR S.A.S.

Políticas De Tratamiento De La Información Personal Conductores, Comisionistas, Empresas de Transporte, Proveedores, colaboradores y usuarios en general.

GENERALIDADES

Tenemos especial interés en proteger y respetar su información y datos personales y por ello hemos diseñado estas políticas de tratamiento de datos personales, dentro del marco de la ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2.013, Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que Modifican y adicionan.

1.1.- Introducción.

COMUNIDAD RODAR S.A.S., identificada con el NIT. 901.805.762-8, (en adelante RODAR), responsable del tratamiento de la información, podrá recolectar datos personales de conductores, empresas de transporte, comisionistas, colaboradores, proveedores y terceros en general a través de los distintos medios destinados para tal fin. En todo caso, la recolección se hará bajo expresa autorización del titular de los datos y el tratamiento de estos estará sujeto a lo establecido por la ley.

RODAR es una plataforma tecnológica enfocada en el sector de transporte de carga, con el fin de acercar a los prestadores de servicio de transporte con las empresas interesadas en soluciones de transporte efectivas, por lo tanto, ofrece información de contacto a los usuarios sobre transportadores y empresas transportadoras prestadoras de este servicio, así como de empresas interesadas en adquirir dicho servicio para transporte de sus mercancías.

RODAR no es el proveedor de los servicios de transporte, ni tiene vínculo directo con las empresas que requieren el servicio, por lo tanto, Rodar deja constancia de que su actividad es netamente de intermediación y no está obligado directa ni indirectamente a la ejecución del Servicio de Transporte.

La información personal objeto de las consideraciones acá establecidas, podrá ser recolectada directamente de la información suministrada por los titulares de la información (de conductores, empresas de transporte, comisionistas, colaboradores, proveedores y terceros en general) desde la aplicación móvil, página web www.rodar.co, WhatsApp o mediante redes sociales de RODAR.

1.2- Principios generales.

La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.

1.2.1.- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Sociedad se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; las Áreas, Unidades, Centros, etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

1.2.2.- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1.2.3.- Principio De Veracidad O Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1.2.4.- Principio De Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

1.2.5.- Principio De Acceso Y Circulación Restringida: En tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

1.2.6.- Principio De Seguridad: La información sujeta a tratamiento por la Sociedad, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.2.7.- Principio De Confidencialidad: La Sociedad está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

1.3- Definiciones legales.

De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2.013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal.

1.3.1.- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1.3.2.-Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable del tratamiento, dirigida al Titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.3.3- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

1.3.4.- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

1.3.5.-Dato Público: Es el dato que no es semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

1.3.6.-Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

1.3.7.- Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

1.3.8.- Oficial de Protección de Datos Personales (OPD): Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como las buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa.

1.3.9.- Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

1.3.10.-Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el reconociendo de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento.

1.3.11.- Sistema de Video-Vigilancia: Los datos tratados mediante cámaras de seguridad serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa, colaboradores, usuarios y visitantes.

1.3.12.- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

1.3.13.- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.3.14- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.3.15.- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos. En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de RODAR debe contar con autorización donde se manifieste el consentimiento previo del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

RODAR, pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares, otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales. En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida, por ende, las autorizaciones podrán ser obtenidas por escrito, a través de formatos, contratos, órdenes de compra, landing page, códigos de seguridad, campañas de actualización de datos, entre otros; de manera verbal y por medio de conductas inequívocas como las casillas de verificación contenidas en la página web y chats, avisos de vigilancia, entre otros.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

3.1- Datos recolectados.

La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban de la siguiente manera:

3.1.2 Conductores: Toda la información que se suministre o se proporcione a través de la plataforma RODAR y la página web www.rodar.co.

Información del conductor: Nombres, apellidos, foto perfil, género, tipo de documento, número de cédula de ciudadanía, municipio de expedición del documento de identidad, foto frontal y trasera del documento de identidad, fecha y municipio de nacimiento, municipio y dirección de residencia, números de contacto, correo electrónico, número de licencia de conducción, categoría de la licencia, vigencia de la licencia, foto frontal y trasera de la licencia de conducción, ARL, vigencia de la ARL, certificado de la ARL, certificación cuenta bancaria, referencia familiar con número de celular.

Información del vehículo: Placa, tipo de vehículo, modelo, marca del cabezote, línea del cabezote, cantidad de ejes del cabezote, tipo de combustible, foto frontal y trasera de la matrícula. Si tiene remolque se recopiló la siguiente información: placa del remolque y tipo de carrocería. Tara en Kilos y la capacidad de carga en Kilos, número del seguro obligatorio (SOAT), empresa del SOAT, fecha de vencimiento y la foto del SOAT, empresa seguimiento satelital del vehículo, usuario y contraseña de la plataforma para seguimiento satelital, foto frontal, trasera y lateral del vehículo.

Información del Propietario del vehículo: Si es el propietario del vehículo, se solicita el RUT, si no es el propietario, se diligencia el formulario con la siguiente información: persona natural o jurídica, si es natural: Nombres, apellidos, foto perfil, género, tipo de documento, número de cédula de ciudadanía, municipio de expedición del documento de identidad, foto frontal y trasera del documento de identidad, fecha y municipio de nacimiento, municipio y dirección de residencia, números de contacto, correo electrónico, RUT y certificado cuenta bancaria del propietario.

3.1.3 Aspirantes y Colaboradores: Toda la información que se suministre o se proporcione desde visitas domiciliarias para procesos de selección, hojas de vida, bolsas de empleo o entrevistas y en el contrato laboral. (Nombre, número de cédula de ciudadanía o pasaporte, experiencia académica, experiencia profesional, información relacionada con la ejecución de la relación contractual, aquella correspondiente a la gestión de pagos de salarios, remuneración, de seguridad social según el caso, aquella que corresponda a datos de salud básicos como RH o alergias en los casos en lo que se suministre tal información, datos de los hijos menores de edad para temas de afiliaciones, entre otros).

3.1.4 Contratistas o Proveedores: Toda la información que se reciba en desarrollo o ejecución de la relación comercial/contractual entre las partes (Nombre, número de identificación – NIT, cédula de ciudadanía, pasaporte), datos de contacto como teléfono, dirección física, dirección de correo electrónico, la información contenida en el RUT y toda la información que sea necesaria para cumplir con las obligaciones contractualmente asumidas, con las obligaciones legales y con la correcta ejecución y desarrollo de la relación comercial entre las partes.

3.1.5 Comisionistas: Toda la información que se suministre o se proporcione a través de la plataforma RODAR. (Nombres, apellidos, número de cédula de ciudadanía, celular, ciudad de residencia y contraseña) y de la página web www.rodar.co

3.1.6 Empresas de transporte: Toda la información que se suministre o se proporcione a través de la plataforma RODAR y de la página web www.rodar.co. Información funcionarios empresa de transportes: (Nombres, apellidos, número de cédula de ciudadanía, cargo, celular, correo electrónico y contraseña para cada usuario) Información de la empresa: (Certificado de existencia y representación legal de la empresa y RUT).

3.1.7 Generadores de carga: Toda la información que se suministre o se proporcione a través de la plataforma RODAR y de la página web www.rodar.co. Información funcionarios generadores de carga: (Nombres, apellidos, número de cédula de ciudadanía, cargo, celular, correo electrónico y contraseña para cada usuario) Información del generador de carga: (Certificado de existencia y representación legal de la empresa y RUT).

3.2- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que se permita crear una comunicación directa y efectiva con el titular de la información. Adicionalmente, dicha información también podrá ser compartida con terceros con quien RODAR tenga una relación contractual/comercial.

3.2.1 FINALIDADES:

3.2.1.1 Conductores: El tratamiento de los datos personales de los conductores consiste en el uso de los datos personales de conductores para ser publicados en la plataforma digital RODAR a fin de que se puedan contactar entre las empresas prestadoras del servicio de transporte y las empresas que tienen la necesidad de transporte de mercancías como lo pueden ser los generadores de carga.

Sin que hasta el momento alguno de sus datos sean facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento de la información.

Adicionalmente, mediante la recolección de datos se busca: realizar, procesar, tramitar y/o completar adquisición de los servicios de la plataforma RODAR; evaluar la calidad de nuestros servicios; enviar encuestas y cuestionarios respecto de los servicios prestados; validar antecedentes en el Ministerio de Transporte y demás entidades privadas y publicas; compartir esta información personal con terceros aliados; atender oportunamente sus solicitudes, peticiones o necesidades; comunicar invitaciones, ofertas, promociones, e información en general, sobre las rutas, empresas y viajes ofrecidos por las empresas de transporte que se vinculan directamente con la operación de RODAR y específicamente con los servicios prestados.

Es importante aclarar que el conductor al momento de realizar el registro a través de la aplicación móvil o la página web puede llegar a suministrar los datos personales del propietario del vehículo, por lo tanto, el conductor declara que está autorizado para entregar los datos personales del propietario y de terceros a RODAR, en relación al proceso de registro del vehículo.

La autorización para el uso de la información o datos suministrados que sean recolectados, recogidos o almacenados acorde con las presentes políticas comprende expresamente la autorización para que los datos y la información sean compartidos, procesados, transmitidos, transferidos, actualizados y/o suprimidos con el propósito definido en las presente políticas, para ser utilizados de la manera establecida.

Otras finalidades pueden llegar a ser:

Cumplimiento de obligaciones contraídas con los conductores, comisionistas, empresas de transporte, generadores de carga, usuarios, proveedores, aliados, filiales, contratistas y demás terceros relacionados directa e indirectamente con el objeto social de la empresa.
Gestiones derivadas de las relaciones contractuales y/o extracontractuales con cualquiera de los sujetos pertenecientes a los grupos de intereses de acuerdo con la clasificación realizada.
Mantener contacto permanente con los conductores, empresas de transporte, comisionistas y proveedores.
Invitar a nuestros conductores a participar de todo tipo de actividades en torno al cumplimiento de nuestro objeto social.
Informar sobre promociones puntuales de los servicios que ofrece RODAR.
Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de nuestros servicios, además dar respuesta a quejas y reclamos que sean recibidos de los conductores.
Compartir la información personal de los conductores con empresas aliadas para temas comerciales o contractuales. Adicional, la “hoja de vida” del conductor deberá ser compartida con la empresa de transportes legalmente autorizada por el Ministerio de Transporte para sus respectivas validaciones y aceptar al conductor y también con el generador de carga.
Transferir a entidades de carácter público o privado, datos personales para la tramitación de procesos, en cumplimiento de solicitudes y para las investigaciones que de carácter judicial se presente algún tipo de requerimiento, bien sea por los cobros de cartera judicial o extrajudicialmente o cualquier otro que la ley así determine.
Recolectar la firma del conductor de manera electrónica para suscribir manifiestos o cualquier otro tipo de documento sujeto a firma.
Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de RODAR.

3.2.1.1 Aspirantes y Colaboradores: El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar las actividades, procesos y procedimientos de talento humano; para establecer el estado de pago de nómina; honorarios o cualquier otra remuneración, según el caso; para gestionar la información correspondiente a la seguridad social y a las cajas de compensación familiar; para atender los requerimientos de información de entidades gubernamentales y cumplir con las obligaciones legales de reportes en materia fiscal, tributaria y de cualquier otra naturaleza; soportar procesos de auditoría interna o externa; mantener una eficiente comunicación con los empleados, funcionarios o colaboradores; gestionar e informar los cambios que puedan darse en desarrollo de la relación contractual; realizar estudios internos sobre hábitos; permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos.

Otras finalidades pueden llegar a ser:

Llevar a cabo el inicio de la relación contractual o el vínculo con RODAR.

Solicitar referencias personales y/o laborales, contando en todo caso con la autorización del titular.

Iniciar procesos disciplinarios para los trabajadores vinculados directamente con RODAR.

Expedir certificados laborales por solicitud expresa del titular.

Transferir los datos personales a terceros países debido a las diversas relaciones contractuales, empresariales y comerciales con las que cuente RODAR con naciones extranjeras.

Brindar referencias a empresas, organizaciones bancarias etc., contando con la autorización del titular.

Actualización de datos.

Dar respuesta a requerimientos de entes de control.

Para el envío de información a través de correo electrónico, mensajes de texto, o de cualquier otro medio de comunicación sobre información de interés y que se derive de la naturaleza jurídica de la Sociedad.

Compartir la información personal de los aspirantes o colaboradores con terceros con quien RODAR tenga una relación comercial/contractual o con aliados estratégicos y convenios para temas de bienestar, clima laboral, temas de liderazgo, capacitación, entre otros.

Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de RODAR.

3.2.1.1 Proveedores y Contratistas: Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que la relación comercial y como tal la adquisición de productos y servicios y la prestación de los servicios que se contraten y se desarrollen adecuadamente.

El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar la gestión administrativa y contable de los proveedores; el control sobre el estado de pagos, saldos, descuentos; el manejo del inventario de los bienes adquiridos; la atención y cumplimiento de los requerimientos fiscales, tributarios, legales y de cualquier otra naturaleza con entidades del gobierno nacional, distrital o municipal; la categorización y clasificación del proveedor de acuerdo con los bienes o servicios ofrecidos, precio, calidad; soportar procesos de auditoría interna o externa.

Otras finalidades pueden llegar a ser:

Llevar a cabo el inicio de la relación contractual o el vínculo con RODAR.
Solicitar referencias comerciales, contando en todo caso con la autorización del titular.

Brindar referencias a empresas, organizaciones bancarias etc., contando con la autorización del titular.

Actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas.

Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece ROAR.
Dar respuesta a requerimientos de entes de control.

Para el envío de información a través de correo electrónico, mensajes de texto, o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, derechos y deberes de los colaboradores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales o jurídicas.

Evaluación de la calidad de los servicios ofrecidos por RODAR, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el titular.

Evaluación de los indicadores de calidad de los servicios prestados a RODAR.

Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de RODAR.

3.3.- Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.

En ningún evento y bajo ninguna circunstancia se tratarán datos considerados como sensibles, ni la recolección de datos está orientada a recoger información de carácter sensible.

La recolección de datos correspondientes a niños y adolescentes menores de edad, y la autorización respectiva, deberá darse siempre a través de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. El tratamiento de datos correspondientes a niños y adolescentes deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes, y sus derechos fundamentales.

En el evento en que por algún motivo alguna pregunta pueda conducir a que la respuesta versen sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, la respuesta a tal pregunta tendrá carácter facultativo.

3.4.- Deberes del responsable del tratamiento de la información.

Los responsables de la información, y/o responsables y encargados del tratamiento de datos personales, se obligan a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del Tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la Administración de la información de los Titulares. n)Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR.

4.1.- Derechos del titular. Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

4.2.- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información: a). El titular mismo, deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable; b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c). El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d). Por estipulación a favor de otro o para otro; e). Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, previa acreditación de la facultad de representación.

4.3.- Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.

Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al siguiente correo electrónico: [email protected], correo que es revisado de manera periódica por el Oficial de Privacidad, Daniel Esteban Cardona Montoya.

Las PQRS deben contar como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende.

Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico [email protected] y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad.

En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.

4.4.- Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.

Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico [email protected]

Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:

4.4.1.- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.

4.4.2.- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4.4.3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.5.- Consulta y acceso a la información.

Las consultas de datos personales se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico [email protected]

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

SEGURIDAD.

5.1.- Seguridad en el manejo de la información.

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento.

5.2.- Transferencia y transmisión de datos.

En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

5.2.1 TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Para el evento en los cuales terceros ajenos a la sociedad requieran validar, rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidas en las bases de datos de la Sociedad, no se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para que opere la transferencia, pues esta facultad será autorizada por el titular de la información al momento de la recolección de los datos personales. Igualmente, la Sociedad, implementará las medidas necesarias, para certificar la seguridad de la transferencia de los datos y de los terceros que tendrán acceso a estos.

La Sociedad se abstendrá de usar la información proporcionada por los titulares para fines de comercialización diferente a sus programas y servicios específicos.

DIFUSIÓN Y VIGENCIA.

6.1.- Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.

El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en el vínculo www.rodar.co para que pueda ser consultado por quien esté interesado.

Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.

6.2.- Entrada en vigencia de las políticas de tratamiento de la información.

La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el Tratamiento. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos.

El presente documento entra en vigor el 13 de junio de 2024.

6.3.- Procedimiento para los eventos de modificación de las políticas.

En el evento en que se realicen modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales acá consagradas, se notificarán y comunicarán a través de esta misma página web, con anterioridad a la entrada en vigor de las mismas.

6.4.- Incorporación de las condiciones de uso de la página Web www.rodar.co

De conformidad con las normas aplicables, la política de tratamiento de la información hace parte integral de los términos y condiciones de uso de la página web www.rodar.co

6.5. – Responsable de la información.

COMUNIDAD RODAR S.A.S., con NIT 901.805.762-8, tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. La sociedad será responsable de la información y de los datos personales recolectados.

INFORMACIÓN Y CAPACITACIÓN A EMPLEADOS Y PROVEEDORES

Para dar cumplimiento a lo consagrado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y sus demás disposiciones, la Sociedad brindará capacitaciones a los empleados y proveedores sobre la importancia de la recolección de los datos personales de cada uno y la protección que se les dará a los mismos.

POLÍTICA DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Esta política describe los principios y directrices que COMUNIDAD RODAR S.A.S., deberá cumplir para la conservación y eliminación de los datos personales. El objetivo es garantizar que los datos personales se manejen de manera segura, se almacenen solo durante el tiempo necesario y se eliminen de manera adecuada cuando ya no sean necesarios.

8.1 Principios de Conservación

Necesidad: COMUNIDAD RODAR S.A.S., Conservará los datos personales sólo durante el tiempo necesario para los fines para los cuales fueron recopilados.
Legalidad: La conservación de los datos personales se realizará de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.
Minimización de datos: Solo se conservarán los datos personales que sean necesarios y relevantes para los fines específicos.
Seguridad: COMUNIDAD RODAR S.A.S., tiene implementado medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales durante su conservación.

8.2 Plazos de Conservación

En Colombia, los plazos de conservación de los datos personales varían según el tipo de datos y la normativa aplicable. A continuación, se detallan algunos plazos establecidos por la legislación colombiana:

Datos Financieros y Contables

Plazo de Conservación: Mínimo 10 años.
Base Legal: Conforme al artículo 28 del Código de Comercio y otras disposiciones relacionadas con la retención de información financiera y contable.

Datos de Empleados

Plazo de Conservación: Durante la relación laboral y hasta 10 años después de la terminación de la relación laboral.
Base Legal: Artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo.

Datos de Clientes

Plazo de Conservación: Mientras exista una relación contractual y durante el tiempo necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales.
Base Legal: De acuerdo con las normativas específicas del sector y las disposiciones contractuales.

Datos de Contacto para Fines Comerciales y de Marketing

Plazo de Conservación: Mientras el titular no revoque su consentimiento.
Base Legal: Según la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Datos de Salud

Plazo de Conservación: Mínimo 20 años contados desde la última atención.
Base Legal: Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y Protección Social.

Datos Relacionados con Procesos Judiciales

Plazo de Conservación: Hasta la finalización del proceso judicial y durante el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades legales derivadas del mismo.
Base Legal: Dependiendo de la naturaleza del proceso y la normativa aplicable.

Datos Personales Tratados con Fines Estadísticos, Históricos o Científicos

Plazo de Conservación: Indefinido, siempre y cuando se utilicen medidas de disociación que impidan la identificación de los titulares.
Base Legal: Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

8.3 Procedimientos de Eliminación

Evaluación periódica: COMUNIDAD RODAR S.A.S., revisará periódicamente los datos personales almacenados para determinar si aún son necesarios.
Métodos de eliminación: Los datos personales que ya no sean necesarios se eliminarán de manera segura. Esto puede incluir la destrucción física de documentos en papel y la eliminación segura de archivos electrónicos.
Registro de eliminación: COMUNIDAD RODAR S.A.S.,mantendrá un registro de las actividades de eliminación de datos personales, incluyendo las fechas y métodos utilizados.

Esta política será revisada y actualizada periódicamente para asegurar su adecuación y cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. Cualquier cambio significativo será comunicado a los titulares de los datos según corresponda.